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Investire nello sviluppo di un software gestionale su misura è una decisione strategica che comporta un impiego significativo di risorse economiche e organizzative. Tuttavia, senza una chiara misurazione del ritorno sull’investimento (ROI), diventa difficile comprendere se il progetto stia realmente generando valore. Il ROI consente di valutare in che misura il gestionale contribuisce a migliorare efficienza, ridurre errori, accrescere la produttività e supportare la crescita aziendale. In un contesto B2B, misurare il ROI non è solo un’operazione di controllo, ma un passo fondamentale per guidare le decisioni strategiche future.
Il ROI, acronimo di Return on Investment, è un indicatore finanziario che misura la redditività di un investimento. La formula di base è: (Guadagno generato - Costo dell’investimento) / Costo dell’investimento. Nel caso di un gestionale, il guadagno può derivare da molteplici fonti: tempo risparmiato, riduzione degli errori, aumento della capacità produttiva, migliore gestione dei clienti e dei dati. Calcolare correttamente il ROI significa trasformare dati e metriche in informazioni concrete per valutare l’efficacia del progetto e la sua sostenibilità nel tempo.
Uno dei primi benefici osservabili è l’aumento dell’efficienza operativa. Un gestionale che automatizza attività manuali riduce i tempi di lavorazione e libera risorse per compiti più strategici. Per esempio, un processo di evasione ordini che prima richiedeva ore può essere completato in pochi minuti.
Gli errori manuali comportano costi nascosti: fatture sbagliate, ordini duplicati, dati incoerenti. Un gestionale ben progettato riduce drasticamente queste criticità, portando risparmi immediati e migliorando la soddisfazione dei clienti.
Grazie a dashboard e report in tempo reale, i manager hanno accesso immediato a informazioni strategiche. Decisioni basate su dati aggiornati e accurati aumentano la competitività e permettono di reagire rapidamente ai cambiamenti del mercato.
Processi più snelli consentono allo stesso numero di dipendenti di gestire volumi maggiori di lavoro. Ciò significa che l’azienda può crescere senza dover aumentare proporzionalmente il personale, migliorando la marginalità.
Questa voce comprende tutte le attività di progettazione, analisi, programmazione, test e deploy del software. A questi si aggiungono i costi di formazione iniziale e il supporto al go-live. Un calcolo accurato del ROI deve includere tutte queste spese.
Il ROI non si misura solo al lancio. Un gestionale richiede manutenzione continua, aggiornamenti tecnologici e adeguamenti normativi. Includere questi costi è essenziale per avere un quadro realistico della redditività.
Ogni nuovo software richiede tempo e risorse per l’adozione. Sessioni formative, materiali didattici e assistenza iniziale devono essere considerate come parte integrante dei costi totali di investimento.
Per misurare il ROI occorre definire KPI (Key Performance Indicator) specifici. Esempi: tempo medio di evasione ordine, tasso di errore nei documenti, produttività per dipendente. Monitorare questi indicatori consente di valutare in modo oggettivo l’impatto del gestionale.
Il metodo più semplice ed efficace è confrontare le performance aziendali prima e dopo l’implementazione del gestionale. Raccogliere dati a 3, 6 e 12 mesi permette di osservare trend concreti e valutare il ritorno dell’investimento nel tempo.
Chi utilizza quotidianamente il gestionale è la fonte più affidabile di feedback. Questionari strutturati e interviste consentono di raccogliere opinioni su facilità d’uso, riduzione di errori e miglioramento dei flussi.
Il ritorno sull’investimento non è immediato, ma può essere visibile già dopo 6-12 mesi dall’implementazione. Molto dipende dalla complessità del progetto, dal grado di adozione da parte dei team e dall’allineamento del gestionale con i processi aziendali.
Per ottenere il massimo ritorno, le aziende devono considerare alcune best practice: coinvolgere gli stakeholder sin dall’inizio, pianificare un’adozione graduale, monitorare KPI in modo costante e prevedere aggiornamenti evolutivi. Inoltre, lavorare con un partner tecnologico esperto riduce i rischi e accelera il raggiungimento dei benefici.
Alcune aziende commettono errori nel calcolare il ROI: sottovalutare i costi di manutenzione, ignorare la formazione, considerare solo benefici immediati senza includere quelli di lungo termine. Un calcolo accurato deve essere completo e bilanciato.
Il ROI di un gestionale non deve essere valutato solo a posteriori. Deve diventare parte integrante della progettazione e della strategia di implementazione. Con obiettivi chiari, KPI ben definiti e un monitoraggio costante, un gestionale su misura diventa una leva strategica per la crescita aziendale, capace di generare valore concreto e misurabile nel tempo.
Immaginiamo una PMI che impiega 10 dipendenti amministrativi. Prima dell’introduzione del gestionale, ogni dipendente dedicava circa 3 ore al giorno alla gestione manuale di documenti e procedure. Dopo l’implementazione, il tempo medio si è ridotto a 1 ora al giorno. In termini economici, il risparmio annuale è stato di decine di migliaia di euro, a fronte di un investimento iniziale di 40.000€. Il ROI è stato raggiunto in meno di 12 mesi.
Alcuni settori ottengono benefici immediati dall’adozione di un gestionale. Ad esempio, nelle aziende di distribuzione il controllo del magazzino migliora drasticamente, mentre nelle imprese di servizi professionali aumenta la capacità di fatturazione e monitoraggio delle attività. Il ROI dipende molto dal tipo di processi aziendali automatizzati e dal livello di inefficienza iniziale.
Il ROI non deve essere visto come un calcolo isolato, ma come parte della strategia aziendale complessiva. Un gestionale su misura che abilita nuovi modelli di business, apre canali di vendita digitali o migliora la customer experience genera un impatto strategico che va oltre i semplici risparmi operativi. Collegare ROI e strategia permette di valutare correttamente l’efficacia dell’investimento a lungo termine.
Il ROI di un gestionale è strettamente collegato al percorso di digitalizzazione dell’azienda. Più un’organizzazione è pronta ad adottare nuove tecnologie e a trasformare i propri processi, più rapido sarà il ritorno. Viceversa, aziende poco predisposte al cambiamento possono vedere rallentata l’adozione e quindi l’impatto economico del gestionale.