EUDR 2026: caffè e cacao, il dato che manca a sistema

In breve

• L'EUDR, il Regolamento (UE) 2023/1115 sui prodotti a deforestazione zero, si applica dal 30 dicembre 2026 alle imprese grandi e medie e dal 30 giugno 2027 alle micro e piccole (salvo il legno già soggetto a EUTR, che parte comunque il 30 dicembre 2026). Mancano circa dieci settimane.
• Le date sono state fissate dal Regolamento (UE) 2025/2650, pubblicato in Gazzetta Ufficiale UE il 23 dicembre 2025, e confermate dalla Commissione europea il 13 luglio 2026, quando ha completato il pacchetto di semplificazione. Non sono previsti ulteriori rinvii.
• Le materie prime coinvolte sono sette: bovini, cacao, caffè, olio di palma, gomma, soia e legno, più una lista di prodotti derivati (cioccolato, carne bovina, panelli di soia, carta e altri).
• Dopo la semplificazione, la dichiarazione di dovuta diligenza (DDS) la presenta solo chi immette per primo il prodotto sul mercato UE. Il primo operatore a valle o commerciante deve però raccogliere e conservare il numero di riferimento della DDS ricevuta dal fornitore, per almeno cinque anni.
• Dal 30 dicembre 2027 entrano nel perimetro anche il caffè solubile, alcuni derivati dell'olio di palma e la lingua bovina congelata. Escono invece pelli e cuoio bovini.
• Le sanzioni minime fissate dal regolamento arrivano fino al 4% del fatturato annuo UE, con confisca della merce e dei proventi.
• Conseguenza pratica per una PMI alimentare: l'adeguamento non è una pratica da ufficio acquisti, è un campo che deve esistere nel gestionale e seguire il lotto dal ricevimento alla vendita.

Cosa succede il 30 dicembre 2026

L'EUDR vieta di immettere sul mercato europeo, mettere a disposizione o esportare prodotti legati a deforestazione o degrado forestale. Chi li tratta deve poter dimostrare che sono privi di deforestazione e prodotti nel rispetto delle leggi del Paese d'origine.

Il regolamento ha avuto una storia travagliata. Doveva partire il 30 dicembre 2024, è slittato al 30 dicembre 2025 e poi, con il Regolamento (UE) 2025/2650 approvato dal Parlamento europeo a dicembre 2025, di un altro anno. Il 30 aprile 2026 la Commissione doveva presentare un riesame di semplificazione: lo ha fatto a inizio maggio, e il 13 luglio 2026 ha adottato un atto delegato sul perimetro dei prodotti e un atto di esecuzione sul Sistema Informativo. Con quei due provvedimenti, il quadro è sostanzialmente completo.

Tradotto: chi aspettava il terzo rinvio non lo avrà. La Commissione ha dichiarato esplicitamente di voler dare a imprese e Stati membri chiarezza e prevedibilità in vista dell'applicazione a fine 2026.

Chi deve fare cosa, dopo la semplificazione

La semplificazione di dicembre 2025 ha cambiato soprattutto chi porta il peso. Prima la dovuta diligenza si ripeteva a ogni passaggio della filiera; ora si concentra all'inizio. Per una PMI dell'agroalimentare questo è il punto da capire bene, perché decide se il lavoro è grande o piccolo.

Ecco i ruoli, letti da chi trasforma o distribuisce prodotti alimentari.

• Operatore (chi immette per primo sul mercato UE). Esempio: la torrefazione che importa caffè verde direttamente dal Brasile. Obblighi: raccogliere le informazioni, inclusa la geolocalizzazione degli appezzamenti; valutare e mitigare il rischio; presentare la DDS nel Sistema Informativo UE prima dell'immissione; trasmettere il numero di riferimento ai clienti; conservare la documentazione per cinque anni.
• Primo operatore a valle o primo commerciante. Esempio: la torrefazione che compra caffè verde da un importatore di Trieste, o la pasticceria industriale che compra cacao in polvere da un distributore. Obblighi: niente DDS propria, ma raccogliere e conservare il numero di riferimento della DDS (o l'identificativo della dichiarazione semplificata) ricevuto dal fornitore, insieme alle informazioni sui prodotti. Se non è PMI, deve anche registrarsi al Sistema Informativo.
• Operatori e commercianti successivi. Esempio: il grossista che rivende il caffè tostato alla rete HORECA. Obblighi: conservare i dati identificativi di fornitori e clienti lungo la catena.
• Micro e piccoli operatori primari di Paesi a basso rischio. Esempio: un piccolo allevatore europeo. Obblighi: una dichiarazione semplificata una tantum, con un identificativo da passare a valle.

La maggior parte delle PMI alimentari del triangolo Mantova–Brescia–Verona cade nella seconda riga: non importa direttamente, compra da un importatore o da un distributore. Il loro obbligo sembra leggero, ed è leggero sulla carta. Diventa pesante quando si guarda come viaggia oggi quel numero.

Dove si rompe, in pratica

Lo scenario che segue è illustrativo, costruito sui requisiti normativi sopra citati e non su un cliente reale.

Una torrefazione veronese con 60 dipendenti, quindi media impresa e soggetta all'EUDR dal 30 dicembre 2026, compra caffè verde da due importatori. Riceve circa 20 consegne al mese, ognuna con il suo numero DDS. In un anno sono 240 numeri di riferimento; con l'obbligo di conservazione quinquennale, a regime l'archivio ne contiene circa 1.200.

Oggi il numero DDS arriva, se arriva, in fondo a un DDT in PDF o nel corpo di una mail. Il magazzino carica il lotto di verde nel gestionale con fornitore, quantità e origine, ma senza un campo per la DDS, perché il campo non esiste. Poi il verde entra in tostatura e viene miscelato: una miscela da bar può contenere tre o quattro origini, quindi tre o quattro lotti in ingresso, quindi tre o quattro DDS diverse dietro un solo lotto di tostato.

Fin qui funziona, finché nessuno chiede niente. Smette di funzionare quando le domande diventano queste: il lotto di tostato venduto a marzo a un cliente della GDO, da quali DDS discende? Se un importatore comunica che una sua dichiarazione è stata contestata, quali lotti di tostato sono coinvolti e dove sono finiti? Se l'autorità di controllo chiede la documentazione di un acquisto del 2027, nel 2031, chi la ritrova? E se l'impiegata che archiviava le mail cambia lavoro?

Sono le stesse domande che il nostro articolo sul regolamento macchine 2027 poneva ai costruttori sulla singola matricola. Qui l'unità non è la matricola ma il lotto, e il periodo è cinque anni invece di dieci. Il meccanismo è identico: una norma che chiede di tenere insieme un dato preciso, legato a un oggetto preciso, per anni.

Non solo caffè: le altre filiere alimentari coinvolte

Il caffè è l'esempio più leggibile, ma l'EUDR tocca buona parte dell'agroalimentare.

• Cacao e cioccolato: fave, pasta, burro, polvere e preparazioni contenenti cacao. Riguarda pasticcerie industriali, produttori di dolci da ricorrenza, gelaterie con laboratorio di produzione all'ingrosso.
• Carne bovina: fresca, refrigerata e congelata. Riguarda salumifici e trasformatori della carne. Pelli e cuoio sono stati esclusi dall'atto delegato del 13 luglio 2026.
• Soia: semi, farine, panelli. Riguarda soprattutto mangimifici e, a cascata, la zootecnia.
• Olio di palma e suoi derivati: riguarda prodotti da forno e dolciario. Alcuni nuovi derivati (glicerolo, alcoli grassi) entrano nel perimetro dal 30 dicembre 2027.
• Carta e cartone: rientrano come derivati del legno, ma l'atto delegato esclude gli imballaggi usati solo per contenere, proteggere o trasportare altri prodotti. Il cartone della scatola di biscotti non è un problema EUDR per chi vende biscotti.

Un dettaglio che conta per le torrefazioni che producono anche solubile: il caffè solubile e gli estratti di caffè entrano nell'Allegato I dal 30 dicembre 2027. Per chi oggi lo produce comprando estratti già lavorati, la lista dei fornitori da cui pretendere un numero DDS si allunga fra quattordici mesi.

Cosa serve davvero nel gestionale

Tradotto in requisiti software, l'adeguamento all'EUDR per un operatore a valle chiede cinque cose. Nessuna è complicata, ma vanno fatte prima del 30 dicembre e non dopo il primo controllo.

• Un campo DDS sul lotto in ingresso, obbligatorio per gli articoli che rientrano nell'Allegato I. Se il fornitore non lo fornisce, il ricevimento resta bloccato o segnalato, invece di passare in silenzio.
• Una distinta di produzione che eredita le DDS: quando tre lotti di verde diventano un lotto di tostato, il lotto di tostato deve portarsi dietro i tre numeri. È la stessa logica della tracciabilità alimentare che molte aziende già fanno per allergeni e scadenze, estesa a un campo in più.
• Una classificazione degli articoli per codice doganale, per sapere quali materie prime sono in perimetro e da quando. Il caffè solubile cambia stato il 30 dicembre 2027; il gestionale deve saperlo, non l'ufficio acquisti a memoria.
• Un archivio documentale legato al lotto, con conservazione quinquennale garantita: DDT, numero DDS, anagrafica del fornitore, eventuali comunicazioni di non conformità.
• Una ricerca a ritroso e in avanti: dato un numero DDS, quali lotti di prodotto finito e quali clienti; dato un lotto venduto, quali DDS a monte. È la funzione che serve il giorno in cui arriva una richiesta dell'autorità o un richiamo da un importatore.

Se il magazzino è ancora diviso fra più sistemi, come succede a molte aziende che vendono sia all'ingrosso sia online, il problema raddoppia: il numero DDS deve seguire il lotto anche quando cambia canale. È lo stesso ragionamento che facevamo sul magazzino unico fra negozio ed e-commerce: un lotto con due vite in due sistemi è un lotto che prima o poi perde un dato.

Il punto che riguarda anche l'AI

Sul mercato esistono già piattaforme che promettono di gestire l'EUDR con controlli automatici e sincronizzazione dei numeri DDS verso l'ERP. Possono essere utili, soprattutto per chi importa direttamente e deve gestire geolocalizzazione e analisi del rischio. Ma per un operatore a valle il cuore del problema non è la piattaforma esterna: è che il numero, una volta arrivato, abbia un posto dove stare nel sistema che governa lotti, produzione e vendite.

Un agente AI che legge i DDT in arrivo, estrae il numero DDS e lo verifica è un caso d'uso concreto e già fattibile. Ma funziona solo se nel gestionale esiste il campo dove scriverlo e la distinta che lo trasmette al prodotto finito. Senza quel contesto operativo, l'AI estrae un dato e non sa dove metterlo. È la tesi che abbiamo sviluppato in AI nelle PMI: il problema non è il modello, sono i dati, e l'EUDR ne è un esempio quasi da manuale.

C'è poi la questione del possesso. L'obbligo di conservazione è quinquennale: un numero DDS registrato a gennaio 2027 deve essere ritrovabile fino al 2032. Se quel dato vive nel portale di un servizio in abbonamento, la conformità dipende da un contratto che si rinnova ogni anno. Se vive nel proprio gestionale, dipende solo dall'azienda.

Cosa fare nelle prossime dieci settimane

• Entro metà novembre: estrai l'elenco degli articoli acquistati negli ultimi dodici mesi e marca quelli che contengono caffè, cacao, soia, olio di palma, carne bovina, gomma o legno. È il tuo perimetro EUDR.
• Classifica il tuo ruolo per ciascun fornitore: importi direttamente (sei operatore) o compri da chi ha già importato (sei operatore a valle)? Verifica anche la tua dimensione aziendale, perché decide se la data è il 30 dicembre 2026 o il 30 giugno 2027.
• Scrivi ai fornitori chiedendo come e dove comunicheranno il numero DDS: in fattura, nel DDT, via file strutturato. Un formato concordato oggi vale più di una mail da interpretare a gennaio.
• Prova la ricerca a ritroso su un lotto di prodotto finito venduto quest'anno: riesci a risalire ai lotti di materia prima con i soli dati a sistema? Il tempo che impieghi è la misura del lavoro da fare.
• Verifica l'autorità di controllo e il quadro sanzionatorio nazionale con il tuo consulente: il MASAF, tramite l'ICQRF, è stato indicato come autorità competente, ma il decreto sanzionatorio italiano va controllato nella versione in vigore.

Domande frequenti

Da quando si applica l'EUDR?

Il Regolamento (UE) 2023/1115 si applica dal 30 dicembre 2026 agli operatori e commercianti di grandi e medie dimensioni, e dal 30 giugno 2027 alle micro e piccole imprese. Fa eccezione il legno già disciplinato dal Regolamento EUTR (UE) 995/2010, per il quale la data è il 30 dicembre 2026 per tutte le imprese. Le date derivano dal Regolamento modificativo (UE) 2025/2650 e sono state confermate dalla Commissione europea il 13 luglio 2026.

Quali prodotti alimentari rientrano nell'EUDR?

L'EUDR riguarda sette materie prime: bovini, cacao, caffè, olio di palma, gomma, soia e legno, insieme a una lista di derivati elencati nell'Allegato I. In ambito alimentare rientrano tra gli altri caffè verde e tostato, fave e polvere di cacao, cioccolato, carne bovina, farine e panelli di soia e olio di palma. Il caffè solubile e alcuni derivati dell'olio di palma entrano nel perimetro dal 30 dicembre 2027.

Se compro caffè o cacao da un importatore italiano, devo presentare la dichiarazione di dovuta diligenza?

No. Dopo la semplificazione introdotta dal Regolamento (UE) 2025/2650, la dichiarazione di dovuta diligenza è a carico solo dell'operatore che immette per primo il prodotto sul mercato UE, cioè l'importatore. Chi acquista da lui come primo operatore a valle o primo commerciante deve però raccogliere e conservare il numero di riferimento della dichiarazione ricevuta, insieme alle informazioni sul prodotto. Le imprese non PMI devono anche registrarsi al Sistema Informativo UE.

Per quanto tempo vanno conservati i numeri DDS?

Per almeno cinque anni. Il periodo vale sia per gli operatori, che conservano tutta la documentazione di dovuta diligenza, sia per i soggetti a valle, che conservano i numeri di riferimento delle dichiarazioni ricevute e i dati identificativi di fornitori e clienti. Un acquisto registrato a gennaio 2027 deve quindi restare documentabile almeno fino a gennaio 2032.

Quali sono le sanzioni previste dall'EUDR?

Il Regolamento (UE) 2023/1115 chiede agli Stati membri sanzioni effettive, proporzionate e dissuasive e fissa alcuni minimi: multe fino al 4% del fatturato annuo realizzato nell'Unione dalla persona giuridica, confisca dei prodotti e dei proventi, esclusione temporanea da appalti e finanziamenti pubblici e divieto temporaneo di immettere sul mercato o esportare i prodotti interessati. Gli importi applicati in Italia dipendono dalla normativa nazionale di attuazione.

Gli imballaggi in carta e cartone rientrano nell'EUDR?

Non quando servono solo a contenere, proteggere o trasportare un altro prodotto. L'atto delegato adottato dalla Commissione europea il 13 luglio 2026 ha escluso esplicitamente questi imballaggi dal perimetro del regolamento. Carta e cartone venduti come prodotti a sé, invece, restano derivati del legno soggetti all'EUDR.

Una torrefazione con 30 dipendenti quando deve essere pronta?

Una torrefazione con 30 dipendenti è, di norma, una piccola impresa secondo i criteri europei, quindi gli obblighi EUDR si applicano dal 30 giugno 2027. La classificazione dipende però anche da fatturato e totale di bilancio e dagli eventuali legami con altre società, quindi va verificata con il proprio consulente. Una torrefazione con più di 50 dipendenti è in genere media impresa e deve essere pronta dal 30 dicembre 2026.

Fonti

• Commissione europea, DG Ambiente — Commission updates product scope and digital tools to support implementation of EU Deforestation Regulation, 13 luglio 2026: atto delegato sull'Allegato I, atto di esecuzione sul Sistema Informativo, date di applicazione.
• Commissione europea, Access2Markets — Ritardo fino al dicembre 2026 e altri sviluppi nell'attuazione del regolamento EUDR: definizione di operatore a valle, obblighi di conservazione dei numeri di riferimento per cinque anni.
• ZPC — Regolamento su deforestazione e degrado forestale: gli ultimi aggiornamenti, 13 luglio 2026: Regolamento (UE) 2025/2650, ruoli lungo la filiera, modifiche all'ambito di applicazione.
• Italia Foresta Legno — Regolamento EUDR: pubblicato il pacchetto di semplificazione, 7 maggio 2026: conferma delle date senza ulteriori rinvii.
• Fasola & Partners — Regolamento EUDR: come adeguarsi alla normativa europea: sanzioni minime previste dal regolamento e autorità competente in Italia.

Dati verificati il 21 ottobre 2026. L'atto delegato del 13 luglio 2026 è soggetto al controllo di Parlamento e Consiglio prima dell'entrata in vigore: prima di impostare adempimenti, verifica il testo vigente e confrontati con il tuo consulente doganale o legale.

Parliamone sui tuoi lotti

Se trasformi o distribuisci caffè, cacao, carne bovina o soia e vuoi capire se il tuo gestionale regge le domande che arriveranno dal 30 dicembre — da quali DDS discende questo lotto, quali clienti lo hanno ricevuto, dove ritrovo il dato fra cinque anni — scrivici per una verifica sui tuoi processi: prendiamo un lotto vero di prodotto finito, proviamo a ricostruirne la filiera con i tuoi sistemi attuali e ti diciamo con chiarezza cosa manca.